Gestión Eficiente en el Mantenimiento de tu Flota

Para una adecuada administración del mantenimiento de tu flota ya sean equipos de todo tipo y terreno como camionetas, motocicletas, tractores agrícolas, equipos de movimiento de tierras como cargadores frontales, excavadoras, minicargadores, motoniveladoras, tractores etc, se requiere tener ciertas habilidades de gestión, estas habilidades van de la mano con el conocimiento técnico de tus vehículos y claro, la pasión que le pongas para conseguir tus objetivos.

Por ello hablaremos de forma clara y sencilla sobre los conceptos y procesos para entender el “mantenimiento” y porque es tan necesario darle la importancia debida y cumplirlo a cabalidad con nuestra flota.

Mencionaremos los tipos de mantenimientos a los que nos enfrentamos, los usados actualmente en todas las industrias:

· Mantenimiento Preventivo

· Mantenimiento Correctivo

· Mantenimiento Predictivo y/o Proactivo

Analizaremos en este post el Mantenimiento Preventivo:

Mantenimiento Preventivo:

Este mantenimiento es en pocas palabras lo que el fabricante recomienda realizar al vehículo cada cierto intervalo de tiempo las cuales están planteadas en condiciones normales de trabajo y que a veces puede estar sobre-dimensionadas cuando se aplican en condiciones extremas, por ejemplo si el vehículo trabaja en un ambiente de alta polución (contaminación del aire) el filtro de aire se satura antes de las 250 horas o 5000 km de recorrido y si no se cambia ANTES de lo recomendado por fabrica puede dañar el motor.

Este mantenimiento es necesario a fin de mantener la operatividad del equipo y pueda cumplir la función por la que fue diseñada, y para tener control sobre este mantenimiento debemos tener identificado, claro y ordenado lo siguiente:

• Plan de Mantenimiento Preventivo por tipo y modelo de vehículo.

• Costo del Plan de Mantenimiento Preventivo y proyectarlo por año.

• Plantilla en Excel para el control de kilómetros recorridos y horas trabajadas del vehículo, si cuentas con un software de mantenimiento todo esto debe estar incluido.

• Indicador de Cumplimiento de Mantenimiento Preventivo.

1.- Plan de Mantenimiento Preventivo por tipo y modelo de vehículo: En el siguiente cuadro se muestra un modelo de Plan de Mantenimiento Preventivo (PMP) recomendado por el fabricante de un camión HINO FM26, como se aprecia se recomienda el cambio de filtros de combustible cada 15,000 km o 750 Horas de trabajo, un intervalo surrealista para la realidad de muchos países, debe ser cada 5000 km o 250 horas de trabajo.

Es necesario que tengas un Plan de Mantenimiento Preventivo similar ajustada a nuestras condiciones de trabajo por cada tipo y modelo de equipo o vehículo que tengas en tu flota. Si realizas el servicio con el representante de la marca ya sea por un contrato de mantenimiento o acuerdo comercial solicita siempre el check list de inspección y ejecución que ellos realizan a tu vehículo en cada servicio, pero si lo realizas por tu cuenta debes tener un formato Check List para verificar el cumplimiento de cada actividad que realiza tu mecánico o taller de confianza.

Desarrollaremos en un posterior post el diseño de un Check List, funcionalidad y uso para una flota de transportes.

Para poder modificar un plan de mantenimiento recomendado por fábrica debes haber podido detectar falencias u observaciones similares en más de 02 o 03 vehículos de tu flota así como haber obtenido resultados de tu Mantenimiento Predictivo si lo tuvieras, este tipo mantenimiento se detalla más adelante.

2.- Costo del Plan de Mantenimiento Preventivo y Proyectarlo: Implica haber establecido el costo de cada ítem de tu Plan de Mantenimiento Preventivo, y el costo por cada intervalo:

En el cuadro que antecede se detalla el costo por cada intervalo, por ejemplo a las 250 horas de trabajo o 5000 Km de recorrido el costo por realizar el mantenimiento preventivo es un estimado S/ 280.49 a moneda local sin impuestos, resultado obtenido sumando la tarifa unitaria de cada ítem del PMP.

Luego de ello si deseas puedes proyectar estos costos, si tienes identificado la cantidad de kilómetros recorridos al mes puedes proyectar los mantenimientos durante todo el año, con esto sabrás cuanto gastarás en preventivos con tu flota.

3.- Plantilla en Excel para el control del Mantenimiento Preventivo: Si cuentas con un software ERP de mantenimiento o gestión debes aprovecharlo al máximo ya que estas herramientas son muy valiosas para tener el control sobre toda la información de tus equipos, en caso no cuentes con un ERP, en la web existen muchas páginas que ofrecen estas plantillas Excel de manera libre pero también puedes solicitar al final del post esta plantilla para llevar el control de los mantenimientos preventivos.

4.- Indicador de Cumplimiento de Mantenimiento Preventivo: Es uno de los indicadores de gestión más importante en la administración de un pool de equipos, este KPI te muestra que tan eficiente puede ser tu propia gestión ya que la ejecución de los mantenimientos preventivos dentro del plazo programado y con los recursos destinados para ello es muchas veces un trabajo que te pone frente a una situación compleja con el área de operaciones y/o clientes quienes son los usuarios finales de estos equipos y con quienes debes sentarte a desarrollar una comunicación asertiva por el bien económico de la empresa.

Usando la información anterior de la plantilla Excel, analizamos los resultados de los mantenimientos ejecutados de los 05 vehículos y veremos donde se encuentra nuestra media analizada desde el KPI que para este caso es 10% de tolerancia para la ejecución del mantenimiento preventivo programado:

El indicador se establece según la realidad de la empresa, se puede empezar con una tolerancia del 20% y luego bajar a 10% el rango de ejecución del Mantenimiento Preventivo. En la siguiente gráfico se muestra la tendencia de mejora de este indicador en una empresa con más de 400 vehículos en donde se inició en el 2019 con un gran incumplimiento en la ejecución de la programación preventiva y mes a mes se logró a través de una adecuada gestión efectiva mejorar el indicador.

En el gráfico el porcentaje esta representado por la cantidad de programaciones preventivas que cumplieron y no cumplieron con el indicador para este caso fue de 10%.

Si bien es cierto, este tema abarcan muchos otros factores a considerar y situaciones diversas por tipos de vehículos y por distintos sectores como el de construcción, minería, transporte, etc, pero la esencia de una buena gestión del mantenimiento de cualquier flota es mantener la operatividad y confiabilidad del mismo a un costo adecuado optimizando el uso de los recursos con los que se disponen.

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